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Para hacer una reserva de espacios en el Auditorio-Palacio de Congresos Príncipe Felipe o en el Palacio de Exposiciones y Congresos hay que hacer una tramitación que, cumpliendo los requisitos administrativos se ha simplificado al máximo para facilitar la gestión a los usuarios. Esta tramitación tiene tres pasos:

Bloqueo de fechas 

Se deberán de poner en contacto cuanto antes con esta oficina, vía telefónica o a través del correo electrónico, para realizar un bloqueo de los espacios necesarios para la celebración de su congreso. Es muy importante concretar los días del congreso incluyendo los días de montaje y desmontaje. 

  • Email: congresos@oviedo.es
  • Teléfono: 985272111 

 

Reserva

Para formalizar la reserva se debe de realizar la tramitación formal con los documentos obligatorios:

  • Solicitud de espacios.
  • Solicitud de necesidades técnicas.
  • Seguro de Responsabilidad Civil (que cubra a la entidad solicitante en los espacios y días del evento).

Para la tramitación, siempre electrónica, se debe acceder al portal del ciudadano del Ayuntamiento de Oviedo (portal.oviedo.es)  con el Certificado o Firma digital de la entidad solicitante. Siguiendo los siguientes pasos: Trámites/Cultura, Ocio y Deportes/Solicitud de Espacio PEC.  Tras la cumplimentación online de la solicitud se podrán adjuntar los documentos que estimen pertinentes a la misma. 

Es obligatorio que la solicitud con toda su documentación completa este presentada al menos con un mínimo de un mes de adelanto sobre la fecha de celebración del evento o congreso.

Resolución

Finalmente se dictará una Resolución administrativa; documento que se formaliza en fechas próximas al congreso y que se remitirá a los organizadores en la tramitación administrativa municipal ordinaria.

El organizador debe tener en cuenta que si, posteriormente, se va a solicitar una subvención municipal como ayuda a la celebración del congreso -para lo que cada año el Ayuntamiento abre una convocatoria pública- luego se va  a necesitar un contrato de servicios entre la entidad promotora y la empresa organizadora y, en todo caso, haber incluido el logo del Ayuntamiento con la leyenda de “financiado por” en toda la promoción y cartelería del congreso.

Apoyos municipales

El apoyo del Ayuntamiento de Oviedo a los congresos y actos incluye persas ayudas con las que se trata de contribuir a la promoción de los eventos y, sobre todo a la promoción de Oviedo y de Asturias entre los asistentes.

Existe una línea de subvenciones que se convocan anualmente en pública concurrencia y dotadas económicamente desde el presupuesto municipal.

Además, el Ayuntamiento  costea visitas turísticas guiadas, con guías acreditados oficialmente y que son gratuitas para la organización del congreso.

Con el fin de ahorrar, en contratos de impresión y en consumo inútil de papel, el Ayuntamiento de Oviedo no facilita folletos turísticos para bolsas de congresistas. A cambio, ofrece un servicio de mejor calidad, con un mostrador de Punto de Información Turística (PIT) en el que cada congresista interesado podrá coger los folletos que le interesen y en el que será atendido por personal titulado tanto sobre visitas de interés como de cualquier otra cuestión práctica que se le plantee.

Uno  de los apoyos que más aceptación concita es la actuación de la Real Banda de Gaitas Ciudad de Oviedo, con breves intervenciones en actos de inauguración, clausura o sociales del congreso.

Para más información y tramitación de las ayudas: congresos@oviedo.es

Gran capacidad hotelera

Oviedo tiene una gran capacidad hotelera, con hasta 5.405 plazas en instalaciones entre todas las categorías y de todo tipo: en edificios históricos y en construcciones de estética moderna, en locales tradicionales y en formato “boutique”; la mayoría están en el centro o en zonas del casco urbano no muy alejado, aunque también hay hoteles en localidades del municipio. Los de mayor categoría cuentan con salones aptos para reuniones. Al hablar de congresos, lo que se maneja no es el número de plazas sino de habitaciones, de las que Oviedo suma un total de 2.733, entre las que 2.315 lo son de hoteles de 5, 4 y 3 estrellas que son las de mayor uso en el turismo de reuniones.

La hotelería de Oviedo destaca también por su calidad, en equipamientos y en personal, así como por la puesta al día de sus instalaciones.

Servicios: libre elección y calidad

Tanto el Auditorio-Palacio de Congresos Príncipe Felipe como el Palacio de Exposiciones y Congresos dispone de todos los servicios básicos cubiertos por personal de contratas especializadas, que los organizadores de actos deberán ampliar en función de sus necesidades.

El Ayuntamiento defiende al profesionalización como el mejor seguro  del éxito de los eventos y dentro de la amplitud a que obliga la legislación, espera la mayor participación posible de las empresas locales, de probada calidad. Sólo el servicio de Seguridad es obligatorio contratarlo para cualquier ampliación, de vigilantes u horario, con la misma empresa de contrata del Ayuntamiento, dado que es la que controla el sistema de video vigilancia de los edificios.

En personal de sala (imprescindible para cumplir los planes de autoprotección), en limpieza, en montajes o en medios técnicos, los usuarios tiene total libertad para contratar a las empresas que lo deseen.

En el caso del catering, los organizadores de congresos y eventos  también pueden elegir la empresa con la que contraten aunque con un requisito, por seguridad alimentaria y dado que el Principado tiene una buena regulación al respecto: deben ser empresas que dispongan de Registro Sanitario Industrial para Catering. 

Contacto
Oficina Municipal de Congresos