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El Cuadro de Clasificación de documentos ha sido, tradicionalmente, la piedra angular del trabajo de los archivos en las organizaciones. En los últimos años, la necesidad de una gestión de documentos que responda a las demandas de las organizaciones, necesidad aumentada por el uso de las tecnologías y la aparición del documento electrónico como resultado lógico de esas nuevas formas de actuación, ha sacado el Cuadro del ámbito del Archivo para situarlo en el centro del Sistema de Gestión de Documentos.
Ya en 2006 las normas  UNE-ISO 15489-1:2006 de Gestión de documentos indicaban:

“Los cuadros de clasificación reflejan las actividades de la organización de la que dependen y suelen basarse en un análisis de las mismas. Estos cuadros pueden ser usados como soporte de una serie de procesos de gestión de documentos. Las organizaciones deberían fijar el grado de control de la clasificación que requieren para cumplir sus objetivos.”

“El cuadro de clasificación es una herramienta que permite a la organización:

a) Organizar, describir y vincular los documentos;
b) Vincular y compartir documentos, ya sea de manera interna o externa a la organización; y
c) Proporcionar mejor acceso, recuperación, uso y difusión de los documentos.”

El Cuadro de clasificación del fondo municipal es un ejemplo de cómo, a partir de un esquema creado por el Registro General y los Servicios informáticos en 1986, en el que se dividía el Ayuntamiento en apartados según las “funciones / actividades” desarrolladas (aunque con alguna que otra división claramente orgánica), el Archivo Municipal, ante la imposibilidad de trabajar al margen del resto del Ayuntamiento y establecer un cuadro que sólo funcionara en el Archivo, apostó por desarrollar, en colaboración con los Servicios municipales, un cuadro en el que las series, e incluso sub-series, representadas con un código de 4 dígitos (los dos primeros su productor, los dos segundos el tipo de procedimiento), cuelgan directamente de las divisiones establecidas en dicho esquema, de forma que contamos con un cuadro con una jerarquización en niveles pero sin excesiva complejidad. De esta forma este código sirve de identificación a todos los expedientes en papel, desde el momento de su creación, y nos proporciona información sobre su tramitación y tipo de dictamen: transferencia al Archivo o eliminación. 

Por otra parte se incorporaron a este cuadro las antiguas divisiones existentes en el Archivo identificando sus funciones y competencias con las actuales. Asimismo este modelo de estructura ha sido el utilizado para el resto de los fondos que se encuentran en el Archivo.

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